25. 效率地图,磨刀不误砍柴工

古尔浪洼
提升效率的行动,应该从自己感觉效果最良好的工作部分开始。大部分人,20%~30%左右的工作时间,完成了他绝大部分的重要工作量;而另外的30%~40%的时间,则基本上是做些效率不彰、效果不佳的事情;剩下的时间,纯粹被浪费掉,做些不产生任何价值的事情,有时候,甚至是在做些产生负价值的事。关键问题在于:如何识别何者能提升,何者在消耗时间和资源。 建立自己的“效率地图”,可以用来识别、修正浪费和偷走时间的事项和缘由,可帮助我们在每日纷繁复杂的工作中,快速辨识出自己的效率核心时间和效率核心“事件”,从而帮助我们评估和调整做事的优先次序和方法,制定出高效率的行动计划。 建立“效率地图”的5个步骤 成功效率地图的起点,在于决定用70%的准确度来分析自己的做事效率;如果如一些书籍上所说的方法,一味地做四象限分析,没玩没了地辨识“重要”、“不重要”、“紧急”、“不紧急”,只会增加自己工作量。建立和分析自己的效率地图,可遵循以下5个步骤: 步骤1:建立效率清单 这需要三样东西,一个是自己的主要工作模块内容(写成一行,像是“周业务检讨例会”、“审核报表”、“录入昨天业务数据”、“文件分发与存档”等),另一个则是自己对其效果的评估,第三个,则是写上所花时间。这样做,就是为每项重要的工作建立评估表。 如此一来,可建立起自己每项必需要做的工作“损益表”,对其达到的效果程度,可以一目了然地分析出来。根据这份分析表,我们可以依照单个工作项目来检视自己的工作效率,也可合并同类型,依据工作的类型模块分析出自己的工作效率。重要的是,如此以来,你不再是“有很多工作要做”,而是可以轻松预测出各种工作组合和交叉进行对你时间利用的影响,并看到在工作量极为明晰的计划中,改变和调整工作内容对自己工作效率造成的影响。 建立效率资料库,只适宜于在自己的工作内容相对固定、有规律可循的情况下进行一段时间,比如1、2个月,没必要长…