细节的力量
[日] Flanagan裕美子
前 言
大家好。
我曾在银行、证券公司等日企和外企担任过秘书,为那些在世界商业舞台上勇猛鏖战的公司主管们服务了二十多年。
作为行政秘书,既要服务好怪脾气的顶头上司,还要跟性格迥异的同事和客户打交道,不断处理像连续剧一样轮番上演的各种难题怪题,所以每天都得绷紧神经,荷枪实弹地投入工作。
也许有人会觉得“外企行政秘书”这个头衔十分的厉害,但其实并不是这样的。我刚开始工作的时候,曾因为职权骚扰而胃疼,压力过大而导致脱发,做错事经常被上司大声训斥。我常常会去电玩中心和击球练习场发泄压力。
在这种环境下,我常常会思考一个问题:
“反正无论怎么样都要上班,那我为什么不能每天轻轻松松地去上班呢?”
于是,我就不断尝试寻找能够让自己每天都能够愉快的工作方法。
在介绍这些方法之前,我想先说下自己对于“秘书”这份工作的理解。
秘书是一个能学会“适用于任何职业的基础技能”的工作。诚然,秘书平常看起来毫不起眼,像影子一样容易被忽略,实际上他们却是不可缺少的无名英雄。就像城堡的地基一样,地基一旦不稳定,城堡再怎么豪华气派也会有坍塌的危险。这些工作看起来平凡单调,却是推动公司运作的所有事务的基础。
那么,接下来我介绍下能在秘书工作中学到的几个具体的“基础技能”:
•总务·庶务处理能力(高效地完成所有办公业务)
•计划部署能力(思考如何在最短时间拿出最好结果)
•随机应变能力(冷静地应对随时出现的突发情况)
•面面俱到的能力(除了高层外,也常常关注到公司的基层人员)
•诚意款待的精神(在各种工作场合中都需要招待他人,应该自发地做好这方面的训练)
•亲和力(为了服务上司和处理工作,要具备接待、应对所有人的亲和力)
•社交技巧(掌握与公司内外各种人员打交道的必备社交能力和社交礼仪)
•管理能力(在身经百战的上司身边近距离地观察他们的工作,学习他们待人处世、解决问题的方法)
秘书需要能够熟练地处理这些不同类…